Q. 협동조합 정관 및 총회의사록에 하는 기명날인, 간인과 공증이 궁금해요.

A. 협동조합 설립 시 총회에서 의결된 정관에는 5인 이상의 발기인 전원이 기명날인과 간인을 해야 합니다. 총회의사록은 발기인 및 설립동의자 중에서 (임시)의장과 총회에서 선출된 3명 이상이 기명날인을 하고, 간인을 하면 됩니다. 기명날인인을 선출하지 않은 경우 설립동의자 중 임원으로 선출된 자 3인 이상이 기명날인을 하면 됩니다.

정관과 의사록에 서명도 가능하나, 간인을 위해서는 날인을 권장합니다. 날인 시 도장은 꼭 인감도장일 필요는 없으나, 총회 시 공증을 위해 인감도장을 지참하므로 인감도장을 권장합니다.

정관은 1부의 원본을 작성하면 되고, 설립신고, 등기, 사업자등록 시 모두 원본대조필 도장을 각장마다 찍은 사본을 제출하면 됩니다. 총회의사록은 3부의 원본을 작성하는 것을 권장합니다. 1부는 조합 보관용, 1부는 공증사무실 보관용, 1부는 등기 시 제출 서류입니다. 설립/변경신고 시에 제출하는 의사록은 사본을 제출하므로 유의하시기 바라며, 이 때 공증 받지 않은 의사록 사본을 제출해도 됩니다.

설립등기나 변경/해산등기 시 (총회, 이사회)의사록 공증이 반드시 필요합니다.(출자금변경등기 제외) 공증 시 정관 사본을 제출하기도 하지만, 이는 공증을 위한 첨부 서류이고, 조합에서 정관과 절차에 맞게 어떤 의사결정을 내렸는지 확인하기 위해 의사록을 공증 받는 것입니다. 공증서류 중 조합원의 인증 관련 위임장에 조합원의 인감을 찍어야 하고, 인감증명서를 첨부합니다. 서명을 한 경우는 본인서명 사실 확인서를 첨부해야 합니다.

* 기명날인 : 성명을 기재하고 인장을 찍는 일

* 간인 : 앞장을 접어서 뒷장과 같이 도장을 찍는 것으로 기명날인과 간인을 같이 하여야 원본으로서 효력 발휘

* 협동조합의 정관과 총회, 대의원총회, 이사회 이후 의사록은 작성하여 주된 사무소에 비치해야 함.